[Gmail] ラベルとフォルダーと階層とスレッドと…

階層って何それ?美味しいの?

階層って何それ?美味しいの?


Gmailでラベルが導入されて

Σ(゚Д゚;エッ!ナニコレ!?

って思った人、いますか?

もう世の中メールで仕事するようになって長いわけですが、メールの管理どうしてます?フォルダ管理?今回、仕方なくメーラー導入にあたってPOP3でGoogle AppsからシコシコDLしていると思い知らされるのは「いかにフォルダ管理が非効率的か」という事。この場合メールに限定しているけどFenrirFSを使ったらきっとメールだけじゃないと気付くはず。気付かない貴方はもう死んでいます(嘘)

フォルダ階層(ネスト)管理という概念はそろそろ見直す必要があるのではないか?と思うワケです。つまり、

  1. 探している階層の分、選択する/クリックする(潜る)必要があるので非効率的
  2. フォルダー(階層)から離れると、ファイルの意味がわからなくなる(場合が多い) ※ ネーミングルールの問題
  3. 検索が非効率的(処理も重い)
  4. 同名ファイルとかウザイし、世代管理しにくい(というワケでもないけど…)

という欠点が沢山ある。昔Ubuntu Linuxなどを使っていてGnome Doっていうランチャーがあった。(今もあるのかな?)これが秀逸で好きだったのですが、普段よく使うモノとそうじゃないモノの区別をどの様にするか?という事を考えさせてくれたランチャーでした。Firefoxを使いたければキーボードで”F”と打てばアプリケーションの候補が出てきてFirefoxを選ぶ。ファイルだろうが実行可能なアプリケーションだろうが関係なくPC全体をインデックスして検索する。シンプルですよね。

ネーミングルールの問題

ファイル名のつけ方次第で無駄なフォルダは不要になるという事。自分なりのネーミングルール、というか会社とか組織単位でルールを設けるのが本当は望ましい。皆、同じルールでファイル保存して、同じルールでファイルを検索する。あぁ、なんという淡い夢なのだろうか…ところが現実は皆好き勝手にファイル名を付けて、好き勝手にフォルダを作成してファイルを管理出来る者と途方に暮れる者と二分化されてしまう。そしてこう言うのです。

何もしてないけどファイルが消えた。復元しろ。

と…好き勝手同士が好き勝手したら…((((;゚Д゚))))ガクガクブルブル… ともあれ、朝から晩まで何かを探している貴方、そろそろ目を覚ましませんか?

そもそも、「重要」が乱立したら重要じゃないし・・・

とあるフォロワーさんの呟きです。なんとも涙を誘うつぶやきです…(TД⊂

☆☆☆ 【重要】案件Aに関するファイル.xls

こんなファイル名、使ってませんか?何が悪いの?と思われるかもしれません。上記ネーミングルールの問題点は、

  1. 機種依存文字(☆)の使用:別に使うなとは言いませんが、これを使いたがる人のデスクトップは☆でイッパイw ロマンティストが多いのかな?(違)
  2. 案件名の記載:案件名称が統一されていなければ意味が無い(後に検索しにくい)
  3. 重要なファイル:もし、万が一第三者にこのファイルを盗まれた時、重要なファイルって名前だったら…あと「マル秘」とか論外デス

私ならこうします。

[案件コード(3~4桁)]_[内容(メモ)]_[YYYYMMDDhhmm(日付)].xls

こうすることでファイル検索の際、大体3桁の案件コードで解決しています。日付/時刻を入れるか入れないか?は世代管理の必要性に応じて入れたり入れなかったり…あと、環境によってはロングネームが許されない場合なども日付/時刻は省きます。それと注意したいのは日本語(全角/半角)をファイル名に使わない事。メールに添付した際にトラブルが発生することが多いからです。詳しい説明は省きますが「正規表現」でググれって事で…

ラベルって何?

ラベルの概念を説明しても脳が拒否している人が多い気がします。怖がらないで!きっと貴方を幸せにしてくれるから!!(ぉぃ

フォルダー管理という概念はフォルダー内にファイルを入れて保管する方法ですが、もし「案件A」と「案件B」のフォルダーがあったとして、ひとつのファイルがその両方に関係するファイルだった場合、どうしますか?

  1. 両方のフォルダーにコピーを置いて管理する
  2. ファイルを案件別に分けて、それぞれの案件のフォルダに入れる

いずれも効率的とは言えません…しかし、ラベル管理の考え方はこうです。

  1. ファイルに「案件A」のラベルを付ける
  2. 同じくファイルに「案件B」のラベルを付ける

2次元管理も発生せず、とても効率的です。深い階層を何度もクリックして(潜って)探す必要は無くなります。コマンドで言うところのCD(Change Directory)コマンドを打つ必要が無くなると言えばわかりやすいか…(わかりにくいよね…)ただ、GUIで見るとファイルが散乱している様に一見見えてしまうのも確かで、その良さを説明するのはなかなか難しいと思います。

Gmailに話を戻すと…

Gmailとは言わずと知れたGoogleが提供しているウェブメールサービスです。Googleと言えば何の会社でしょうか?そう、検索エンジンの技術(厳密には分散コンピューティングの技術)に関して世界屈指の会社です。Googleはメールをフォルダに入れて欲しいのではなくて、メールを検索して希望通りに抽出して欲しかったのです。なぜそうして欲しかったのか?それはGoogleがお金儲けしているシステムにも関係してきます。Googleは検索最大手であると同時にインターネット広告で莫大な利益を生み出しています。(ネット広告で利益が出てるのってGoogleだけなんじゃないか?と思うくらいw)Googleはユーザーである貴方がどの様なメール(この場合「関心事(トレンド)」)を探しているのか?そしてその関心に対して効果的な(そのユーザーが興味のある)広告とは何か?Gmail(だけじゃないけど)のサービスの中で常に監視しているワケです。人によっては「個人情報の(ry」と言われますが、そんなに貴方のプライバシーでお金になるような事があるならまだしも…まぁ、その辺の話は置いといて、Googleはユーザーからトレンドを貰う代わりに、ユーザーには強力な検索エンジンが与えられているのです。(ついでに7.5GBものメールストレージも…)だから私たちはスマートに検索を利用しないといけないのです!!

Gmailにおけるスレッド処理

つい先日Shurikenの事を書きました。ジャストシステム社が販売している高機能メーラーです。どの辺が高機能なのか?私に聞かないでください。困りますからw でも、たった今までPOP3で全メールを受信していたのですが、スレッド処理する事でフォルダー管理が不要になり、メールの数に違いが出てきます。リアルに下の様な結果になりました。

  • Gmailの受信トレイにある数:10,162通(3,773MB)
  • Shurikenの受信トレイにある数:19,838通(4.09GB)

ついでに申し上げるとGmailには、

  1. 送信済みメール
  2. 下書き
  3. スター付き

などが含まれていますがShurikenにはまだ下書きも送信済みもありません。では、なぜこれほど数に差が生じてくるのでしょうか?恐らくこれはラベル管理との相乗効果でメールそのものの数え方に違いがあるからだと思われます。例えば

From : 白ヤギさん
To: 黒ヤギさん
Title:Re: こんにちわ
Message:
黒ヤギさんへ、

メールありがとう。お陰様で元気でやってるよ。お手紙預かってくれてありがとう。後日受取に行きます。

それじゃまた

白ヤギ

> —— Original Message ——
> From: 黒ヤギさん
> To: 白ヤギさん
> Title: こんにちわ
> Message:
> 黒ヤギさんへ、

>夕方頃、黒ヤギさん不在のおりお手紙を預かっております。後日持って参りますのでよろしくお願いします。

>白ヤギ

この様なやりとり。Gmailであれば1通(1スレッド)という数え方になるけど、普通のメーラーとかであれば2通分として数えられます。もしこれが転送で添付ファイルがあったら?非スレッド処理なら同じ添付ファイルを何度も保存する事になります。

それだけなんです。それだけで大きな違いなんです…お解りいただけたでしょうか?

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